Товароучётные сервисы: что это и зачем нужно

Вместе с онлайн-кассами появились товароучётные сервисы для малого бизнеса. Они работают через интернет и требуют минимальной настройки. Когда кассир отбивает товар на кассе, данные о покупке сразу попадают в сервис.

Выбирайте товароучётки вместе с кассами, чтобы они ладили друг с другом. В этом уроке расскажем, чем они помогают и какая подойдёт вам.

Зачем вести учёт товаров

Когда полки пусты, покупатели грустят, а владельцы магазинов теряют деньги. Поэтому важно знать, какие товары заканчиваются, и заодно понимать, какие больше не стоит заказывать. Для этого ведут учёт — записывают, сколько продали товаров каждого вида.

Многие начинают вести учёт ещё и потому, что в чеке нужно указывать названия товаров. Для этого в кассу загружают номенклатуру, а это удобно делать из товароучётного сервиса.

Все, кто обязан применять онлайн-кассу — обязан прописывать в чеках названия товаров, услуг и работ. Правило действует с 1 февраля 2021 года.

Как вести учёт товаров

В магазине с небольшим ассортиментом: записывать проданные товары в Excel

Предприниматели записывают товары, которые продали, вычитают из числа товаров, которые купили — и всегда знают остатки в магазине. Чтобы анализировать продажи, им приходится покопаться с формулами и таблицами.

Плюс способа — возможность вести учёт бесплатно. Excel входит в пакет Microsoft Office, а дополнительное оборудование покупать не нужно. Минус — предприниматели тратят своё время. При 100−200 позициях им уже тяжело прибираться в таблицах.

Пример учёта в Excel от кофейни Stories

В магазине с большим ассортиментом: вводить название товара на кассе

Продавец выбирает ярлык или вводит название товара на кассе. Информация о продаже сразу попадает в товароучетный сервис, и он автоматически формирует отчёты.

Так предприниматель экономит время и получает возможность контролировать магазин удалённо. Но за это приходится платить:

• За сам сервис. Например, Контур.Маркет стоит от 4000 ₽ в месяц.
• За кассу с дисплеем. "Кассы-калькуляторы" не подойдут, потому что не позволяют ввести название товара.

В магазине с большим ассортиментом и большим потоком покупателей: считывать штрихкод сканером

Когда покупателей много, им приходится стоять в очереди. Если кассир будет медлить, они сбегут или в следующий раз выберут другой магазин. Чтобы повысить скорость обслуживания, кассиры вместо ввода названия наводят сканер на штрихкод товара. Так работают в большинстве магазинов.

Штрихкод наклеивают на каждый товар. На одинаковые товары — одинаковые штрихкоды. Чтобы сэкономить время, распечатайте этикетки перед поставкой, а при приёмке наклеивайте их и заодно пересчитывайте товар. Если поставщики привозят товар со штрихкодами, заменять их своими не обязательно.

Штрихкодирование ускоряет процесс продажи, но обычно для него покупают специальное оборудование.

• Сканер штрихкодов— от 2000 рублей. Считывает штрихкоды на кассе.
• Принтер этикеток — от 5000 рублей. Печатает штрихкоды.
• Терминал сбора данных — от 5000 рублей. Помогает пересчитывать товары в магазине вдали от кассы.

На оборудовании можно сэкономить:

• Вместо сканера и терминала сбора данных считывать штрихкоды мобильным приложением. Например, Контур.Маркет предлагает своим пользователям приложение Контур.Сканер, которое заменяет терминал сбора данных.
• Вместо принтера этикеток — заказывать штрихкоды у изготовителей этикеток или распечатывать лазерным принтером на самоклеющейся бумаге A4 c разметкой под этикетки.

Как сгенерировать штрихкоды

Обычно товароучётные сервисы сами генерируют штрихкоды. Если в вашем сервисе нет такой возможности, попробуйте программу в интернете, например, такую. Начинайте каждый штрихкод цифрой "2", чтобы показать, что кодировка действует только в вашем магазине.

Бывают разные кодировки для штрихкодирования. Советуем EAN-13 — она самая популярная, поэтому её считает любой сканер.

Нужно ли разрешение для работы со штрихкодами

Специальные разрешения получают только поставщики крупных торговых сетей. Если ваши клиенты — "Пятерочка", "Перекресток" или "Магнит", вступите в ассоциацию GS1, которая следит за уникальностью штрихкодов во всём мире. Заплатите 25000 рублей за членство и 15000 рублей ежегодный взнос — это даст вам право получать неограниченное число штрихкодов.

Какие бывают принтеры штрихкодов

• Термопринтер. Стоит от 5000 рублей. Термоэтикетка стирается через полгода, поэтому подходит для продуктов питания.
• Термотрансферный принтер. Стоит от 8000 рублей. Термотрансферная этикетка выдерживает до пяти лет, она подходит для товаров, которые будут долго лежать в магазине.

Чем ещё помогают товароучётные сервисы

• Проводить инвентаризацию: проверять, сколько товаров реально осталось в магазине. Остатки на бумаге могут отличаться из-за товаров, которые испортились или потерялись. Инвентаризация похожа на продажу товара на кассе: предприниматели считывают штрихкод или вводят название товара и указывают, сколько его осталось.
• Проводить акции. В товароучётном сервисе предприниматель может заметить, что товары залежались или скоро испортятся. Если он укажет новые цены, сервис обновит информацию на кассах и подготовит ценники.
• Рассчитывать, на сколько дней хватит запаса товаров. Товароучётные сервисы сообщают о среднем расходе товара за день. Разделите на эту сумму остаток товаров, и узнаете, через сколько дней товары закончатся.

Как товароучётки помогают предпринимателям в сфере услуг

В первую очередь товароучётки созданы для торговли. Раз на онлайн-кассы переходят предприниматели на услугах, в некоторых сервисах появляются возможности специально для них. Например, Контур.Маркет помогает вести график занятости сотрудников, планировать заказы и давать индивидуальные скидки клиентам.

В Контур.Маркете можно сгенерировать ссылку на онлайн-запись, чтобы разместить ее в своих соцсетях или на сайте. Тогда клиенты сами смогут записываться на услуги в любое время, их контакты автоматически добавятся в календарь обслуживания.

Как общепиту вести учет блюд и ингредиентов

Кафе, ресторанам и другим заведениям общепита важно следить за расходом ингредиентов, чтобы вовремя заказывать новые поставки продуктов. Вести учет от поставки до приготовления и продажи помогает Контур.Маркет.

В сервисе удобно создавать технологические карты блюд: он автоматически считает себестоимость и расход продуктов в зависимости от способа приготовления. А еще сервис показывает калорийность и количество белков, жиров и углеводов.

Если в общепите есть кухня или бар, официант может прямо с кассы отправить заказ гостя в нужный цех. Например, заказ на пиццу автоматически отправится в горячий цех, а заказ на коктейль — в бар.

Если гость хочет особенную степень прожарки или имеет особенное пожелание к соусу, к заказу можно добавить нужный модификатор — гость останется доволен, а на кухне ничего не перепутают.

Курс подготовлен Контур.Школа